Het doel van deze stap is om de mail adressen te verzamelen die gebruikt gaan worden voor de uitgaande communicatie naar klanten, onderaannemers etc. Bedenk welke mailadressen worden gebruikt in de processen van het bedrijf. Deze mailadressen moeten worden gekoppeld in yellowQ. Over het koppelen van de mailbox is ook een handleiding geschreven, door op de knop te drukken kom je bij de handleiding terecht.
Het heeft de voorkeur om algemene gedeelde mailadressen te kiezen. Denk bijvoorbeeld aan info@ of service@.
Het is van belang dat dit mailadres wel echt bestaat en niet een alias is. De reden hiervoor is dat er gekoppeld moet worden met een wachtwoord en een alias mailadres heeft dit niet. Het aantal te gebruiken mailadressen is afhankelijk van het gekozen pakket.
Tip: door gebruik te maken van een gedeelde mailbox kunnen meerdere mensen de communicatie volgen. Handig wanneer een medewerker afwezig is. Bij een persoonlijke mailbox is het delen intern een stuk lastiger.