Flow
Wanneer er een nieuwe factuur is aangemaakt, krijgt deze automatisch de status 'Concept'. Vanuit de status 'Concept' kan de factuur naar drie andere verschillende statussen gaan:
'Proforma'
'Definitief'
'Vervallen'
Wanneer gekozen wordt voor status 'Proforma' of 'Definitief' wordt er een 'Error check uitgevoerd'. Als onderdeel van deze check voert het programma van yellowQ een aantal validaties uit. Wanneer deze validaties falen blijft de status van de factuur 'Concept', maar als de validaties goed zijn verandert de status naar respectievelijk 'Proforma' of 'Definitief'.
Wanneer een validatie faalt kunnen één of meer van de volgende oorzaken bestaan:
De factuur is niet gevonden
Er is geen klant gevuld op de factuur
Er is geen vestiging gevuld op de factuur
Er is geen werkbon gevuld op de factuur
Er is geen straatnaam gevuld op de factuur
Er is geen huisnummer gevuld op de factuur
Er is geen postcode gevuld op de factuur
Er is geen stad gevuld op de factuur
Er is geen land gevuld op de factuur
Er is geen btw-percentage gevuld op de factuur
Er is geen btw-code gevuld op de factuur
Er is een verschil tussen het percentage van de btw-code en het ingevulde btw-percentage op de factuurregel
1. Proforma
Met status 'Proforma' kan de factuur eerst worden bewerkt voor de klant. Als de factuur is bewerkt, kan deze naar twee verschillende statussen:
1.1 'Verstuurd'
De eerste status is 'Verstuurd'. De factuur wordt proforma opgestuurd naar de klant. De klant kan vervolgens de proforma factuur goed- of afkeuren. Wanneer de proforma factuur door de klant is goedgekeurd, komt de factuur op de status 'Definitief'. (Zie 2. Defintief). Als de proforma factuur wordt afgekeurd, komt de factuur weer op de status 'Proforma'. Dan moet de factuur opnieuw worden bewerkt en opgestuurd naar de klant zodat deze de proforma factuur weer kan beoordelen.
1.2 'Vervallen'
De tweede status waar de factuur vanuit de 'Proforma'-status naartoe kan, is de status 'Vervallen'. Over deze status later meer.
2. Defintief
Als de factuur de de status 'Definitief' heeft, zijn de validaties met succes uitgevoerd en wordt de factuur vergrendeld. Er kan een handmatige check van de PDF worden uitgevoerd. Als de PDF goed is wordt deze verstuurd. Is de PDF niet OK, neem dan contact op met de supportdesk van yellowQ.
Voor het versturen van de PDF bestaan twee buttons:
Versturen via e-mail. Bij de keus voor deze button wordt het interne e-mail programma geopend. Na het versturen worddt de status gewijzigd naar 'Verstuurd'
Versturen via DICO (deze optie wordt getoond als de bron van de werkbon = DICO; communicatie via de ketenstandaard). Bij de keus voor deze button wordt de factuur direct verstuurd en wordt de status gewijzigd naar 'Verstuurd'
3. Vervallen
Als de factuur niet verstuurd wordt naar de klant kan de status 'Vervallen' worden gekozen. Op deze manier wordt een sluitende factuurnummerreeks geborgd.